Kontakte aus Tabellen ohne Dubletten importieren

Die Tabelle ist der Ort, an dem die meisten kleinen Unternehmen ihre Historie aufbewahren, und sie ist meist unordentlicher, als jemand zugibt: drei Spalten für Rufnummern, ein Notizfeld mit ganzen Lebensgeschichten, Namen in wechselnder Schreibweise und vierzig Zeilen, die dieselbe Person sind. Unser Leitfaden den Rest Ihres Stacks an das Chat-CRM anbinden schließt hier, weil ein schlechter Import der eine Einrichtungsfehler ist, den Sie zwei Jahre später noch bezahlen.

Vor dem Import bereinigen, nicht danach

Daten in einer Tabelle zu reparieren, wo man sortieren, filtern und in Masse ändern kann, ist ungleich einfacher als in einem CRM, wo jede Korrektur ein eigener Datensatz ist. Investieren Sie eine Stunde in die Datei, bevor sie einem Importfenster nahekommt.

1. Nach Rufnummer sortieren und die offensichtlichen Dublettenzeilen löschen — dieselbe Person, zweimal erfasst, mit unterschiedlicher Schreibweise.
2. Alles Zusammengefasste trennen: vollständige Namen in Vor- und Nachname, Adressen in ihre Bestandteile, mehrere Rufnummern in eigene Spalten.
3. Spalten löschen, die Sie nie nutzen werden. Ein Feld, das niemand füllt, macht jeden Kontaktdatensatz schwerer lesbar.
4. Datumsangaben vereinheitlichen. Ein CRM erwartet ein konsistentes Format, und eine Tabelle mit dreien importiert ein Drittel still falsch.

An der Rufnummer hängt alles

In einem Chat-CRM ist die Rufnummer kein Feld, sondern die Identität, die einen Kontakt mit seinen Gesprächen verknüpft. Stimmt das Format nicht, entsteht ein Kontakt, der nie zu der Person passt, die Ihnen schreibt — und Sie haben für jeden Schreibenden zwei Datensätze.

Wandeln Sie alles in das vollständige internationale Format mit Ländervorwahl um, ohne Leerzeichen, Klammern oder Bindestriche. Achten Sie auf die Klassiker: führende Nullen, die die Tabelle entfernt hat; Nummern, die in manchen Zeilen als Text und in anderen als Zahl gespeichert sind; und lokale Formate aus einem Markt, über den Sie hinausgewachsen sind. Ist ein spürbarer Teil Ihrer Liste nicht im richtigen Format, reparieren Sie es per Formel in der Tabelle, statt dem Import das Raten zu überlassen.

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Im Chat-CRM ist die Rufnummer die Person. Stimmt sie nicht, haben Sie keinen Kunden importiert, sondern eine fremde Person angelegt.

— be digital ai Team

Felder bewusst zuordnen

Importfenster bieten an, Ihre Spalten CRM-Feldern zuzuordnen, und es ist verlockend, die Vorschläge zu bestätigen und weiterzugehen. Lesen Sie sie. Eine Spalte namens „Typ" kann Mitgliedsart, Kundenart oder Art der erbrachten Arbeit bedeuten, und das CRM kann das nicht wissen.

Alles, was in kein bestehendes Feld passt, braucht eine Entscheidung: ein Zusatzfeld anlegen oder weglassen. Es in ein allgemeines Notizfeld zu kippen heißt, dass die Information formal vorhanden und praktisch unbrauchbar ist, weil Sie nicht danach filtern oder segmentieren können — was der eigentliche Zweck wäre, wie in Zusatzfelder und Segmentierung beschrieben.

Zuerst zwanzig Zeilen importieren

Importieren Sie nie zuerst die ganze Datei. Nehmen Sie zwanzig repräsentative Zeilen — samt Ihrer Sonderfälle: die Person mit zwei Nummern, die mit einem Apostroph im Namen, die Kundin aus dem Ausland — und importieren Sie diese. Öffnen Sie dann die entstandenen Datensätze und prüfen Sie, ob jedes Feld dort gelandet ist, wo Sie es erwartet haben.

Zwanzig Zeilen sind in fünf Minuten geprüft und zeigen nahezu jedes Problem, das die vollständige Datei verursacht hätte. Tabelle korrigieren, Testkontakte löschen, Rest laufen lassen.

Festlegen, was bei einer Übereinstimmung passiert

Der Import wird Kontakte finden, die es bereits gibt. Entscheiden Sie vorher, wer gewinnt: bestehende Werte überschreiben, nur leere Felder füllen oder gefundene Datensätze ganz überspringen. Nur die Lücken zu füllen ist der sicherste Standard, weil es Informationen ergänzt, ohne zu zerstören, was eine Kollegin letzte Woche eingetragen hat.

Ein Import ist keine Einwilligung

Hier geraten Unternehmen in echte Schwierigkeiten. Eine Nummer in einer Tabelle zu haben heißt nicht, dass Sie dieser Person auf WhatsApp schreiben dürfen, und ein Rundschreiben an eine frisch importierte Liste ist der schnellste bekannte Weg, in großem Stil blockiert und gemeldet zu werden.

Importieren Sie die Historie, damit Ihr Team Kontext hat, wenn der Kunde schreibt. Neue Kontakte, die danach aus einer Anzeige oder einem Formular kommen, bringen ihre eigene Einwilligungslage mit — behandelt in von Facebook-Lead-Formularen zum WhatsApp-Gespräch. Kontaktieren Sie nur, wo eine Rechtsgrundlage besteht — und für Werbung ein echtes Opt-in. Die Unterscheidung steht in WhatsApp-Opt-in und Einwilligung, die Folgen für Ihre Reputation in WhatsApp-Sperren vermeiden.

Die Ursprungsdatei aufbewahren

Noch eine Prüfung vor einem großen Import: Hält bereits eine Spezialplattform diese Kunden, schlägt eine Livekopplung wie in ein Studioverwaltungssystem an Ihr CRM anbinden jede einmalige Datei. Archivieren Sie die Tabelle genau so, wie sie vor dem Import war, mit Datum. Stellt sich drei Monate später heraus, dass etwas falsch importiert wurde, ist das Original der einzige Weg herauszufinden, wie der Wert hätte lauten sollen — und die Aufbewahrung kostet nichts.